敷金精算書の書き方と
無料Excelテンプレート

敷金精算書テンプレート（無料・登録不要）の内容と使い方

当ページで配布している敷金精算書テンプレートは、賃貸物件の退去時精算に必要な項目をひととおり備えたExcel（エクセル）形式の雛形です。会員登録やメールアドレスの入力は不要で、ボタンを押すだけでダウンロードが始まります。管理会社様・オーナー様が日常業務でそのまま使える構成にしてあり、もちろん個人の方が返還額の確認用に使っていただいてもかまいません。

テンプレートに含まれる内容

• 物件情報欄：物件名・号室・所在地・契約者名など、どの契約の精算かを特定する基本情報を記入する欄です。
• 精算内訳欄：敷金預かり額から差し引く項目（未払賃料、原状回復費用の借主負担分、特約に基づく費用など）を、単価・数量・金額に分けて記載できます。
• 自動計算式：控除項目の金額を入力すると、控除合計と差引返還額が自動で計算されます。手計算による転記ミスを防げます。
• 振込先欄：返還金の振込先口座と振込予定日を記載する欄です。返還までの見通しを借主に明示できます。

退去精算書・解約精算書としても使えます

「敷金精算書」「退去精算書」「解約精算書」は会社や地域によって呼び方が違うだけで、退去時の精算内容を示す書類としての役割はほぼ同じです。このテンプレートはタイトル部分を書き換えるだけで、退去精算書の雛形・解約精算書の雛形としてそのまま流用できます。また、借主の立場で返還額の内訳を確認したり、貸主へ敷金の返還を求める際の根拠資料を整理したりする用途にも役立ちます。

使い方は3ステップ

敷金精算書とは？民法622条の2で明文化された敷金のルール

敷金精算書とは、賃貸借契約の終了にあたって、預かっていた敷金からどの費用をいくら差し引き、最終的にいくら返還するのかを借主に示す書類です。退去精算書・解約精算書・敷金返還通知書などの名称で交付されることもありますが、記載すべき中身は共通しています。

敷金のルールは、2020年4月に施行された改正民法で明文化されました。民法622条の2は、敷金を「賃料債務などを担保する目的で借主が貸主に交付する金銭」と定義したうえで、賃貸借契約が終了して物件の返還を受けたときに、未払賃料等を差し引いた残額を借主に返還しなければならないと定めています。つまり、敷金は「原則として返ってくるお金」であることが法律上はっきりしたわけです。

あわせて、改正民法621条では原状回復のルールも明文化されています。借主は「通常の使用収益によって生じた損耗」と「経年変化」については原状回復義務を負いません。敷金から差し引けるのは、未払賃料のほか、借主の故意・過失や善管注意義務違反によって生じた損耗の回復費用、そして有効な特約に基づく費用に限られるのが原則です。

敷金精算書の発行自体は法律上の義務ではありません。しかし、控除の内訳が見えないまま返還額だけを伝えると、借主の不信感からトラブルに発展しやすくなります。内訳と根拠を明示した精算書を交付することは、貸主・管理会社にとっても自衛策になります。

敷金精算書の書き方を項目別に解説【記入例付き】

敷金精算書に決まった書式はありませんが、次の項目がそろっていれば実務上は十分に通用します。配布中のテンプレートもこの構成に沿って作られています。各項目の書き方のポイントと記入例を表にまとめました。

書き方で特に注意したい3つのポイント

1つ目は、控除内訳を具体的に書くことです。「原状回復費用一式 ○万円」のような書き方では、借主は妥当性を判断できず、問い合わせや紛争のもとになります。工事項目・施工範囲・単価・数量まで分解して記載しましょう。

2つ目は、借主負担とする根拠を示すことです。国土交通省の「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」では、通常損耗・経年変化は貸主負担、故意・過失や善管注意義務違反による損耗は借主負担と整理されています。どの損耗がなぜ借主負担にあたるのか、退去立会い時の確認内容や写真とあわせて説明できる状態にしておくと理想的です。

3つ目は、特約による控除は契約書の条項を引用することです。ハウスクリーニング特約などは、負担内容が具体的に明記され、借主が通常の原状回復義務を超える負担を認識して合意している場合に有効とされています。精算書の備考欄に「契約書第○条に基づく」と書き添えるだけで、説明の説得力が大きく変わります。

敷金返還額の計算方法と計算例

敷金の返還額は、次のシンプルな式で計算します。

たとえば敷金10万円を預かっていて、借主負担の原状回復費用が3万円だった場合、返還額は10万円−3万円＝7万円です。一般的な計算例を精算書の形式で示すと、次のようになります。

借主負担額の算定で忘れてはいけない2つのルール

経過年数（耐用年数）の考慮：壁紙（クロス）やクッションフロアの耐用年数は6年とされ、6年経過すると残存価値は1円まで下がります。入居から年数が経っているほど、借主が負担すべき金額は小さくなるのが原則です。なお、フローリングの部分補修は経過年数を考慮せず、畳表や襖紙は消耗品として経過年数を考慮しない扱いです。

最小施工単位の原則：借主負担となるのは「善管注意義務違反箇所を含む最小施工単位」が原則です。壁1面のシミを理由に部屋全体のクロス張替え費用を全額請求するのは、不当とされるケースがあります。精算書を作る側も受け取る側も、施工範囲が損耗箇所に対して広すぎないかを確認しましょう。

どの損耗が借主負担になるのか

控除項目を立てる前提として、貸主負担と借主負担の区分を押さえておく必要があります。国土交通省ガイドラインの整理に基づく代表例は次のとおりです。

負担区分の詳しい考え方は、原状回復ガイドライン完全解説のページで具体例とともに説明しています。

敷金精算の流れと返還期限の目安

敷金精算は、解約通知から返還振込まで、おおむね次の流れで進みます。それぞれの段階でやるべきことを押さえておくと、精算がスムーズになりトラブルも防げます。

返還期限はいつまで？

敷金の返還期限そのものを定めた法律の明文規定はありません。民法622条の2が定めるのは「契約が終了し、物件の返還を受けたときに返還義務が生じる」ことまでです。実務では賃貸借契約書に「退去後○日以内に返還する」といった条項が置かれていることが多く、一般的には退去後2週間から1ヶ月程度で返還されるのが目安とされています。まずは契約書の返還条項を確認しましょう。

精算の起点となる退去立会いは、その後の負担区分を左右する重要な場面です。スム住むでは、管理会社様・オーナー様に代わって専門スタッフが立会いを行う退去立会代行を提供しており、原状回復工事をご依頼いただく場合は立会代行が完全無料になります。

敷金の返還額が少ないときの対処法

精算書を受け取って「思ったより返還額が少ない」と感じたときは、感情的に抗議する前に、順序立てて確認と交渉を進めるのが得策です。次の4段階で対応しましょう。

STEP1：内訳をガイドラインと照らし合わせる

まず精算書の控除内訳を確認し、国土交通省の「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」（最新は2011年8月の再改訂版）の負担区分と照らし合わせます。通常損耗や経年変化にあたるものが借主負担に計上されていないか、経過年数の考慮や最小施工単位の原則が反映されているかがチェックポイントです。ガイドライン本文は国土交通省のサイトで公開されています。

STEP2：管理会社・貸主に根拠を確認して交渉する

疑問のある項目について、「どの損耗に対する費用か」「借主負担とする根拠は何か」「特約はどの条項か」を書面やメールで確認します。やり取りを記録に残すことが重要です。ガイドラインの考え方を示して具体的に指摘すると、見直しに応じてもらえるケースがあります。

STEP3：消費生活センターに相談する

当事者間の交渉で解決しない場合は、消費者ホットライン「188」に電話すると最寄りの消費生活センターにつながり、無料で助言やあっせんを受けられます。第三者が入ることで話し合いが前に進むことも少なくありません。

STEP4：少額訴訟を検討する

それでも解決しない場合、60万円以下の金銭請求であれば簡易裁判所の少額訴訟という選択肢があります。原則1回の期日で審理が終わる手続きで、敷金返還のような金額の明確な紛争に向いています。証拠として、賃貸借契約書・敷金精算書・入退去時の写真・交渉記録を整理しておきましょう。

トラブルの類型別の対処法は原状回復トラブル対処法、敷金を適正に返還してもらうための知識は敷金返還の解説ページでも詳しく紹介しています。

管理会社・オーナー向け：敷金精算の実務ポイント

敷金精算は、入居者対応の中でも特にクレームになりやすい業務です。精算書の作り方と運用を少し整えるだけで、問い合わせ対応の工数と紛争リスクを大きく減らせます。

精算根拠を「見える化」する

退去立会い時の写真、損耗ごとの負担区分の判断、工事単価と数量をセットで記録し、精算書の内訳と紐づけておきます。入居者から問い合わせがあってもすぐに根拠を示せる体制が、結果的に最も早く精算を完了させます。ガイドラインに沿った負担区分と経過年数の考慮を織り込んだ見積りにしておくことも、後から減額交渉を受けないための予防策です。

特約は「有効に機能する形」で運用する

ハウスクリーニング特約などを精算に反映するには、負担の内容が契約書に具体的に明記され、入居者が通常の原状回復義務を超える負担であることを認識して合意していることが求められます。契約時の説明と、精算書での条項引用をセットで運用しましょう。

原状回復コストの適正化が返還トラブルを減らす

原状回復工事の費用が適正であれば、借主負担額の説明もしやすくなります。スム住むは関東7県（東京・神奈川・埼玉・千葉・群馬・茨城・栃木）全域で原状回復工事・退去立会代行・ハウスクリーニングを手がけており、年間9,787件の退去対応実績があります。見積無料・最短即日対応で、原状回復工事をご依頼いただく場合は退去立会代行が完全無料です。ワンルームの原状回復パッケージは45,000円〜（税込・目安）から用意しています。詳しくは料金表をご覧ください。

よくある質問（FAQ）

まとめ：内訳の明確な敷金精算書がトラブルを防ぐ

敷金は民法622条の2により、契約終了と物件返還のあとに未払賃料等を差し引いた残額を返す「原則として返還されるお金」です。精算書には、敷金預かり額・控除内訳・差引返還額・振込先を明確に記載し、借主負担の根拠をガイドラインと契約書の特約条項で示すことが、貸主・借主双方にとって最良のトラブル予防になります。まずは無料テンプレートをダウンロードして、次の退去精算からお役立てください。

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